Büro İşleri

iyi günler müfettişlerden gelen denetim tebliğinde büro işleri eksiğim;
zimmet defterlerine işlerlik kazandırılması
miad cetveline göre evrakları arşivlemesi
brifing dosyalarının güncelleştirilmesi gerekiyormuş
tek kelime bişey anlayamadım bunların ne olduğunu bilen varsa yardımcı olursanız sevinirim iyi geceler.

Zimmet defteri yazdığınız resmi yazıyı müdürlüğe vermesi için verdiğiniz kişiye imzaladın. zimmet defteri işlerlik kazanır o şekilde.

Brifing dosyası; okuldaki öğrenci sayısı, öğretmen sayısı, lojman tuvalet gibi bina durumu,yani okul hakkında kısa bilgi.

miad cetvelide emin değilim ama kağıdı yarısnın bölünüp kayıt nosunun ve yılının oraya yazılması olabilir.

valla hocam sadece zimmet defteri hakkında bi bilgim var herhangi bi yere gönderdiğiniz yazıyı teslim ettiğiniz kişiye bu defteri imzalatıosunuz.yazıyı gönderdiğinizin belgesi oluyo yani ben ilçedeki memurlara imzalatıyorum hep

hocam zimmet defteri teslim ettiğiniz yazılı evrakların teslim edildiğine dair teslim alan kişi tarfından imzalan bir defter bu çok önemlidir mutlaka yazılarınızı zimmetli olarak verin bu sizin garantinizdir zamanı geçen evrakların arşivlenmesi gerekir her evrağın bir saklanma süresi vardır.buna göre kendinize arşiv oluşturmalısınız birifing okulu personeli oklulun eksikliklerini öğrenci durumlarını tanıtan bir dosyadır herhengi bir büyyüğümüz gelirse bu dosyadan yararlanarak bilgi verebilirsiniz şimdilik bu kadar başarılar

iyi günler müfettişlerden gelen denetim tebliğinde büro işleri eksiğim;
zimmet defterlerine işlerlik kazandırılması
miad cetveline göre evrakları arşivlemesi
brifing dosyalarının güncelleştirilmesi gerekiyormuş
tek kelime bişey anlayamadım bunların ne olduğunu bilen varsa yardımcı olursanız sevinirim iyi geceler.

sayın hocam her yıl hazırlanması gereken birifing dosyasında okulla ilgili istastik bilgileri,sayısal veriler,genel bilgiler= (tarihçesi,bina-lojman durumu,öğrenci bilgileri vs) okulunuzda arşiv oluşturarak evrakları yıllık arşivlemeniz. mevcut zimmet defterini özellikle  resmi yazışmalarda (giden evrak) teslim alan kişi tarafından paraflanması vs. büro işleri ise idari işleri kapsar(evrakların kaydı- takibi, öğrenci bilgilerinin girilmesi, faaliyet raporları)vs

milli eğitim kayıt bürosuna teslim ettiğim yazıları koca defteri yanımda götürüp imzalatıcammı yani:) birifingi anladım teşekkür ederim.gelen evrakları miad cetveline göre yapmak demek nasıl olucak gerekli kayıtları yapıp gelen defterine işliyorum bunu da öğrendimmi tamam yarın işe başlamam lazım..

Ayşe hocam,
Benim bildiğim zimmet defterini MEM'deki memurlara imzalatmıyorsunuz. Örneğin bir yazıyı götürmesi için köy şoförüne verdiniz. Bu durumda yazıyı verdiğinizin göstergesi olarak köy şoförüne imzalatacaksınız. (Miad dosyasını ben de merak ettim. Bakalım neymiş.)

Ayşegül hocam brifing ve zimmet olayını arkadaşlar açıklamış. Büyük okullarda dahi zimmet defteri kullanılmıyor, ancak yine de kullanmak isterseniz kullanabilirsiniz.
Miad dosyası diye belirtmiş bazı arkadaşlar doğrusu miad cetveli. Miad cetveli okula gönderilen veya sizin tarafınızdan okulda tutulan evrak veya eşyaların zamanına uygun olarak okulda saklanması veya demirbaştan kaldırılmasıdır. Bunlar miad cetvelindeki tarihe uygun olarak yapılır. Örneğin sınıf yoklama defteri saklama süresi 2 yıldır. Bu süre sonunda yani miad cetveline uygun olarak demirbaştan kaldırılmasıdır.
Ayrıca miad cetvelinde size gönderilen yazıların tarihine uygun olarak MEM gönderilmesi de vardır.

Arkadaşlar affınıza sığınaraktan fikrimi beyan etmek istiyorum.
Miad cetveli; evrakların belirli bir zaman sonunda kaldırılmasında  kullanılan takibattır. Yani gerek sınıf defteri, not defterleri, resmi evraklar gibi evrakların belirli bir yıla kadar muhafaza edilmesi ve sonrasında miadı dolan evrakların da arşivlenmesidir. Tabi arşiv yılı dolan evrakların da bir miadı var. Arşivde bekleyip miadı dolan evraklar yok edilir fakat bazı arşiv evraklarının miadı dolmaz ve arşivden kaldırılamaz. Bunu da hatırlatmakta fayda var.
Bunlar hangi evraklar mı?

 
Tabiki biraz da göz atmak lazım.

Hocam zimmet defterinden kasıt şudur:
Okulun resmi yazılarını teslim ettiğiniz  kişiye elden verdiğinizde ve bu yazının başına bir hal geldiğinde  sorumlu sizsiniz
ancaaaaak resmi yazının tarihini sayısını konusunu  teslim edeni ve teslim alanı belirten zimmet defterini tutarak ve yazıyı teslim alana imzalattırarak sorumluluktan kurtulmuş oluyorsunuz. Yani karşı taraf ben bu yazıyı almadım diyemiyor sizde işte kardeşim ben teslim ettim günah benden gitti diyorsunuz zimmet defterinin hikayesi bu

Gelelim miad cetveline  size gelen müfettişte tam benim kafadanmış yani biraz klasik???yani  Osmanlının kelimelerini kullanmayı seven
neyse miad=  süre yani kullanım süresi, ömür  anlamında kullanılıyor. Bunun için MEB Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, MEB Arşiv Hizmetleri Yönergesine bir bak burada hangi evrakın okul arşivinde kaç yıl saklanacağı hangilerinin süresiz saklanacağı yazıyor


sonnnnnn olarakta brifink dosyası:  buda  okulun tarihçesi şimdiki konumu öğrenci öğretmen  bina  bahçe durumu hakkında bilgilerin yer aldığı bir dosya ve matbu olarak bulabilirsin.

tamam çok iyi anladım hepinize teşekkürler biraz çok şey istemişler gibi geldi bana neyse yapabildiğim kadarıyla düzenlemeliyim.iyi günler.

ayşegül aslanlı hocam zimmet defteri kırtasiyeden temin edilebilir el kadar bir ajanda halinde. ha kullanmayı ihmal etme. ne yazı olursa olsun ilgili yere verdiğinde imzalat. imzalattığın zaman o konu ile ilgili sorumluluk senin üzerinden kalkar.zimmet defteri kullanmadığı için kaybolan evraktan soruşturma geçiren arkadaşlarımız da oldu.

Bu arada zimmet defteri ikye ayrılır dahili zimmet defteri harici zimmet defteri okul içindeki yazılar dahili zimmet defterine yazılır. Dışarıya giden yazılar Harici Zimmet defterine yazılır. Ama ben  sadece dışarıya giden yazılarda zimmet defteri kullanıyorum . Bu arada çok önemli yazıları mutlaka tebellüğ belgesi düzenleyerek tebliğ ediniz.