MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
Bilgi İşlem Grup Başkanlığı
Sayı : B.08.0.BİB.0.03.00.00-703.02/1263
Konu : e-Okul Bilgi Değişiklikleri
15.08.2012
GENELGE 2012/35
2006 yılında hazırlık çalışmalarına başlanan e-Okul sistemiyle, okul yöneticilerince yapılan işlemlerin standart bir yapıya kavuşturularak süreçlerin kolaylaştırılması, hızlandırılması, şeffaflaştırılması, uygulama birliğinin sağlanması, yönetim kademelerinin ihtiyacı olan okul kaynaklı güncel ve doğru bilgilere hızlı erişim imkânı sağlanması hedeflenmiştir. Yurtiçinde ve yurtdışında Bakanlığımıza bağlı tüm okullarımız sisteme dâhil edilerek öğretmenlerimize verilen şifrelerle derslerine girdikleri öğrencilerle ilgili işlemleri sistem üzerinden yapabilmeleri, velilerimizin de öğrenci durumlarım anında Veli Bilgilendirme Sisteminden görebilmeleri sağlanmış, istemeleri halinde 8383 mobil bilgi sisteminden de mesajla bilgi alabilmeleri için çalışmalar son aşamaya getirilmiştir.
Sistemle ilgili çalışmalar büyük oranda tamamlanmış olmasına rağmen hizmet kalitesinin arttırılması, değişen mevzuata uyum sağlanması ve sistem üzerinde geliştirilen yeni projelerin uygulanması nedeniyle değişiklik ve yenileme çalışmaları devam etmektedir.
Sistemin kullanımı konusunda ilgili birimlerle sürekli işbirliği yapılarak gerekli olan hizmetiçi eğitimler verilmekte, ihtiyaç durumunda sistem üzerinde duyurular yapılarak kullanıcıların anında bilgilendirilmeleri sağlanmaktadır. Yapılan eğitim, seminer ve bilgilendirme toplantılarına rağmen kullanıcı kaynaklı ve süresi içinde yapılmayan işlemler nedeniyle yaşanan sorunların giderilmesi, teknik destek alma, sorun bildirimi ve çözümü, yönlendirme, bilgi verme işlemleri aşağıdaki açıklamalar doğrultusunda yürütülecektir.
1. Bilgi İşlem Grup Başkanlığı, "Bakanlık birimleri ile taşra teşkilatımn bilgi işlem ve otomasyon ihtiyacını karşılamak ve işletimini sağlamak, Bakanlığın bilgi işlem hizmetlerini yürütmek"le görevli bir birimdir. e-Okul Sisteminde yapılması istenilen her türlü değişiklik, Bilgi İşlem Grup Başkanlığına sadece ilgili genel müdürlüklerin onayıyla aktarılacaktır.
2. Okullarda, e-Okul sistemiyle ilgili yaşanan teknik sorunlarda başvurulacak ilk birim, il ve ilçe milli eğitim müdürlüklerinde görevli MEBBİS Yöneticileridir. MEBBİS Yöneticileri teknik sorunların giderilmesi yönünde yeterli uzmanlık, tecrübe ve bilgi birikimine sahip olmakla birlikte gerekli durumlarda nasıl ve nereden teknik destek alacakları konusunda bilgilendirilmişlerdir.
3. Teknik sorunlar dışında görüş alma, öneri, sistem kullammı sırasında yapılan bir yanlışlığın giderilmesi, öğrenci bilgilerine ekleme, değişiklik ve düzeltme isteği, yanlış girilen ders notlarının, sorumluluk bilgilerinin düzeltilmesi, okul taban ve tavan puanlan, sınavlı alan okullara öğrenci nakli, öğrenim hakkını kullanmama, sımf tekrarına kalma, örgün eğitim dışına çıkma, mezun etme, mezuniyetin iptal edilmesi, alan/dal değişiklikleri, hatalı ders atama gibi konularda ilgili genel müdürlüklerle iletişime geçilecek, değişiklik talebi ilgili genel müdürlük tarafından değerlendirildikten soma Bilgi İşlem Grup Başkanlığına yapılması istenen değişikliği de içerecek şekilde iletilecektir.
4. e-Okul Sisteminde görülen personelin, görev yeri, görevlendirme, unvan gibi bilgileri MEBBİS e-Personel modülünden alındığından personelin okul listesinde görülmemesi, görev yeri değiştiği halde listelerde yer alması, bilgilerinin hatalı olması gibi durumlarda il/ilçe e-personel modülü yetkili kullanıcıları sorunları gidereceklerdir.
5. e-Okul sisteminde veri değişikliği gerektiren durumlarda konu önce MEBBİS Yöneticilerince incelenecek gerekli görülmesi durumunda İl Milli Eğitim Müdürlüğü aracılığı ile okulun bağlı olduğu genel müdürlüğe bildirilecektir.
6. Sistemden istenen istatistiksel bilgiler Strateji Geliştirme Başkanlığından alınacaktır.
7. Öğrenci ve personelle ilgili yazılarda süreci hızlandırmak için işlem yapılacak öğrenci ya da personelin T.C. Kimlik Numarası, bulunduğu kurumun kodu mutlaka yazılacaktır.
8. e-Okul Sisteminde çalışma takvimleri doğrultusunda zaman zaman yetkilendirilen ve süre sonunda kapatılan bölümler bulunmaktadır. Sistem kapatıldıktan sonra değişiklik yapılamayacağından çalışma takvimlerine uyularak görevlerin zamanında yerine getirilmesi sağlanacaktır. Takvim dışında ilgili genel müdürlük tarafından süre uzatımı konusunda açıklama yapılmadığı sürece kapatılan bölümler yeniden açılmayacaktır.
9. Yeni bir öğretim dönemine geçiş işlemi yapıldığında bir önceki öğretim dönemiyle ilgili bilgiler gerekli kontrol ve düzeltmelerin yapılabilmesi için en az 10 gün daha açık tutulmaktadır. Kapatılan dönemleri içeren bilgi değişiklik talepleri bilgi değişikliğinin gerekçesini anlatan inceleme raporuyla birlikte incelenmek üzere ilgili genel müdürlüğe gönderilecektir.
10. Genel müdürlükler gerekli gördükleri değişiklikleri Bilgi İşlem Grup Başkanlığından isteyeceklerdir.
11. Bakanlık birimleri MEBBİS ve e-Okul sistemlerinde yapılması gereken işlemlerle ilgili süreç başlamadan önce Milli Eğitim Bakanlığı İletişim Merkezine (ALO 147) uzaktan eğitim yoluyla gerekli doküman ve bilgi notlarını da sağlayarak bilgilendirme yapacaktır.
12. Velilerimizin ve vatandaşlarımızın hızlı ve doğru bilgi alabilmeleri için Milli Eğitim Bakanlığı İletişim Merkezine (ALO 147) yönlendirilmesi sağlanacaktır.
Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim. .
