Şöyle bir yazı buldum, bazı numaraların tüm kurumlarda ortak olması amaçlanmış, onu belirtiyor... (Tabii sonradan fark ettim, 500-600 arasıyla ilgili birşey yokmuş)
2002 yılında Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde “Standart Dosya Planı” projesi başlatılmış, aynı konudaki belgelerin bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması amaçlanmıştı. Bu projenin uygulanmasıyla aranılan bilgi ve belgeye kolay ulaşılması, kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı şekilde yapılması, evrak ve iş takibinin kolaylaştırılarak verimliliğin artırılması sağlanacaktı.
Yapılan çalıştay sonucunda; Dosya planının 000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanların bütün kamu kurumlarının ortak olarak kullanacağı yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerine ait alanlar olması, bu bölümlerin Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce hazırlanması ve bütün kurumlarca uygulanması, 100-599 rakamları ile numaralandırılan alanların ise kendi ana hizmet birimlerine ilişkin olarak kurumlarca hazırlaması kararlaştırılmış, bütün kurumlara bu yönde çalışma yapmaları emredilmişti. (06/11/2002 tarihinde)
Tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından ortaklaşa kullanılacak olan 000-099 ve 600-999 numaralı alanlara ilişkin çalışma Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından tamamlandı. Hazırlanan “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı” Başbakanlık, Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24 Mart 2005 tarihli 2005/7 sayılı genelgesi ekinde sunuldu. Bu genelge ile Kurum ve kuruluşlara “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”nı uygulamaya başlamaları emri verildi. Örneğin ortak alanlar içinde bulunan Teftiş işleri bütün kamu kurumlarında aşağıda şekilde olacaktı.
TEFTİŞ İŞLERİ
660 Teftiş İşleri
661 Teftiş Programları
662 Görev Emirleri
663 Denetim İşleri
01 Denetim Raporları
01 Yüksek Denetleme Kurulu Raporları
02 KİT Komisyonu Raporları
03 Kuruluşun Cevabi Raporları
664 İnceleme İşleri
01 Ön İnceleme Raporları
02 İnceleme Raporları
99 Diğer
665 Soruşturma İşleri
01 Disiplin Soruşturma İşleri
666 Araştırma İşleri
667 İhbar, Şikayet ve Suç Duyuruları
679 Teftişle İlgili Diğer İşler
Başbakanlıkça yapılan bu çalışma bütün kurumların standart dosya planına geçmesini gerektirmesine rağmen Milli Eğitim Bakanlığı 2005 yılından bu yana bu geçişi yapamadı. MEB önceden uyguladığı desimal dosya sistemini uygulamaya devam etmektedir. Örneğin, müfettişlere inceleme-soruşturma görevleri hâlâ 410 dosya numarasıyla verilmektedir.
Devletin kurumları arasında uyumun sağlanması açısından Milli Eğitim Bakanlığının da merkez ve taşra teşkilatında standart dosya planına geçilmesi zorunludur. Bakanlıkça bu yönde bir çalışma yapılarak, bağlı birimlere Standart Dosya Planını uygulamaları yönünde emir verilmesi gerekmektedir.
Doğan CEYLAN
Müfettişler Derneği Başkanı
