Sicil Raporları Nasıl Doldurulur
2009 yılının sonuna yaklaştığımız şu günlerde sicil amirleri sicil raporlarını doldurmaya başlayacaktır. Aralık ayının 31'ine kadar sicil raporlarının doldurulup teslim edilmesi gerekmektedir.
Sicil Raporlarının Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar
SİCİL: Devlet Memurunun mesleki ehliyetine ilişkin tespitin yapılabilmesi amacıyla amirleri tarafından doldurulan belgedir.
Sicil Amiri sicil raporunu itinayla doğru ve tarafsız bir şekilde düzenlerken; Devlete sadakat ve bağlılığı, memuriyet sıfatının gerektirdiği şeref ve itibarı, hizmetlerin süratli ve ekonomik bir şekilde yürütülmesini; güvenilir ve yetenekli memurların yükselmesini, diğerlerinin ise kamu hizmetlerinden uzaklaştırılmaları gerektiğini esas alır.
GENEL AÇIKLAMALAR
1-Sicil döneminin ilk 6 aylık bölümü içinde (01/07/2009 den önce) adaylığı kaldırılarak adaylık sicil raporu düzenlenen personel için ikinci 6 aylık dönem için yeniden sicil raporunun düzenlenmesi gerekmektedir. Sicil döneminin ikinci 6 aylık bölümü içinde (01/07/2009 den sonra) adaylığı kaldırılarak adaylık sicil raporu düzenlenen personel için ikinci bir rapor kesinlikle düzenlenmeyecektir.
2-Sicil dönemi içerisinde birden fazla görev yeri değişikliği yapan personelin görev kayıtlarının dikkatli tetkik edilerek sicil raporunun hangi sicil amirince değerlendirileceğinin doğru tespit edilmesi gerekmektedir.
3-Kadrolu görev yaptığı okuldan başka bir okul veya ilçeye geçici olarak görevlendirilen personelin sicil raporu, sicil raporunun doldurulması için gerekli olan süreyi geçici görev yaptığı yerde doldurduğu takdirde geçici görevli olduğu yer tarafından doldurulacaktır.
4-Eğitim Öğretim Hizmetleri sınıfı dışındaki personellere ait (Genel İdare-Yardımcı Hizmetler-Sağlık-Teknik Hizmetler) Sicil raporlarının ilgili yönetmelik gereğince öğretmenlerde olduğu gibi ilgili sicil amirleri tarafından doldurulması gerekmektedir.
5-İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünde çalışan personelin (Şef, VHKİ, Memur, Şoför, Hizmetli v.b.) sicil raporları personel islerine bakan bölüm amiri tarafından değil ilgili personelin görev yaptığı bölüm amiri tarafından birinci sicil amiri olarak düzenlenip değerlendirilecektir.
6-Sicil raporlarının düzenlenmesi ve tesliminde gizlilik esaslarına riayet edilecektir.
SİCİL RAPORLARININ DÜZENLENMESİ
1- Sicil raporlarına yapıştırılacak fotoğrafların son altı ayda çekilmiş olması, Devlet Memurları kılık-kıyafet yönetmeliğine uygun olması ve fotoğrafların sol alt köşesinin okul kurum mührü ile mutlaka mühürlenmiş olması gerekmektedir.
2-Sicil raporlarının ön yüzündeki personele ait bilgiler daktilo, bilgisayar veya yazı makinesiyle doldurulacaktır. Eğer bunlar mevcut değil ise tereddüde mahal bırakmayacak şekilde okunaklı bir şekilde el yazısıyla doldurulacaktır.
3-Sicil raporlarının iç yüzündeki görevde gösterilen başarının değerlendirilmesi hanesinde verilen notlar ve sicil amirlerinin görüşleri, oluşacak hukuki durumlarda belirleyici olması açısından mutlaka dolma kalem kullanılarak el yazısı ile doldurulacaktır.
4-Sicil raporunun ön yüzündeki personelle ilgili bilgilerin noksansız doldurulması;
İl Sicil Numarasının yazılması (Yanlış yazılan ve hiç yazılmayan il sicil numaraları Müdürlüğümüzde zaman kaybına neden olduğundan mutlaka İLSİS kayıtlarından doğruluğu kontrol edilecektir.)
T.C. Kimlik Numarasının yazılması (İLSİS kayıtlarında esas arama kıstası olduğundan mutlaka yazılacaktır)
Görev yeri bölümüne personelin hangi ilçe ve okul/kurum da görev yaptığının açıkça yazılması gerekir.
Personelin branşının belirtilmesi (Sınıf Öğr., Fen Bil. Öğr., Hizmetli, VHKİ, v.b.)
Personelin görev bilgilerinin belirtilmesi (Müdür,Md.Yrd.,Md.Vek.,Md.Yet.Öğrt.v.b.)
Geriye dönük son 4 yıllık bilgilerinin aşağıdaki örneğe uygun olarak mutlaka doldurulması.
Bayan personelin, varsa önceki soyadının da yazılması gerekmektedir.
5-Düzenlenen sicil raporunun gerektiğinde Bakanlığa gönderilebileceğinden, raporlar doldurulurken görünüş, tertip ve düzen bakımından dikkatli doldurulacaktır.
SİCİL RAPORLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ
1-Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği´nin 17.maddesine uygun görüşün sicil amirleri tarafından 2 nci sayfada bulunan Sicil Amirlerinin Memurun Genel Durum ve Davranışları Hakkında Düşünceleri bölümünde mutlaka belirtilecektir.
2-Sicil raporlarında yer alan 6. maddede ki tarafsızlık ve 8. maddede ki insan haklarına saygıyla ilgili soruların; ancak, ilgili hakkında 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ´nun 7 inci maddesinde sayılan fiiller nedeni ile disiplin cezası verilmiş olması halinde 100´den aşağı bir not ile değerlendirilmesi. Aksi Takdirde Mutlaka Bu Maddelerin 100 İle Değerlendirilmesi Gerekmektedir.
(657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ´nun 7. Maddesinde Devlet Memurları siyasi partiye üye olamazlar, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararım veya zararını hedef tutan bir davranışta bulunamazlar; görevlerini yerine getirirlerken dil, ırk, cinsiyet, siyasi düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep gibi ayırım yapamazlar; hiçbir şekilde siyasi ve ideolojik amaçlı beyanda bulunamazlar ve bu eylemlere katılamazlar. Hükmü yer almaktadır.)
3-Sicil raporlarındaki 11. sorunun puanla mutlaka değerlendirilmesi gerekmektedir. ( [linkler sadece üyelerimize görünmektedir.] internet adresinde yayımlanan Sicil Disiplin Mevzuat Bülteni nin 9 uncu maddesinde konu ile ilgili açıklama yapılmıştır.)
4- Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği´nin sicil raporlarının doldurulmasına dair, usul ve esaslar bölümünün 16. maddesi gereğince sicil notu ve ortalaması hesaplanırken kesirlerin tam sayıya tamamlanacaktır. (Örneğin: Sicil Notu 89,2 olan bir personelin sicil notu 90 olarak alınacaktır.) Memurun belirlenen not ortalaması ile başarı derecesi ve sicili rakam ve yazı ile mutlaka belirtilecektir. (Örneğin: Sicil Notu Ortalaması: 80 (Seksen), başarı derecesi ve sicili: İYİ (BAŞARILIDIR şeklinde kesinlikle belirtilecektir.)
5-Sicil raporu 1. ve 2. sicil amiri tarafından yetersiz olarak doldurulmuş ise 3. sicil amirine gönderilmez. Ancak; 1. sicil amiri yetersiz Örneğin ; (59) vermiş, 2. sicil amiri 60 (Olumlu) not vermiş ise arada on puan not farkına bakılmaksızın 3. sicil amirine gönderilir. Şayet 3.sicil amiri olumlu not vermiş ise o yıla ait sicil notu olarak alınır.
6-Sicil amirleri tarafından Denetlenmedi ve Görülmedi gibi ibarelerin yazılmaması, sicil raporlarının mutlaka doldurulması gerekmektedir.
6-Tüm okul ve kurumlarda görevli öğretmenler ile müdür yardımcılarının sicil raporları; 1. sicil amiri okul müdürü tarafından doldurulduktan ve sicil notu rakam ve yazı ile belirtildikten sonra, 2. sicil amiri olan İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından doldurulacaktır. 1. ve 2. sicil amirinin puanlan arasında 10 veya daha fazla not farkı yoksa 2. sicil amiri personelin sicil notu ortalamasını alıp yazı ve rakamla belirtecektir. Eğer 1. ve 2. sicil amirinin notlan arasında 10 veya daha fazla not farkı varsa 2. sicil amiri teslim tutanağı ile birlikte 3. sicil amiri’ ne teslim edecektir. 3.Sicil Amiri sicil raporunu doldurduktan sonra vereceği puan, o yıla ait sicil notu olacağından sicil notu ortalaması bölümüne yazı ve rakam ile belirtilecektir.
7- Tüm okul ve kurumlarında görevli müdür, müdür vekili ve müdür yetkili öğretmenlerin sicil raporlan; 1. sicil amiri İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından 17. maddede belirtildiği şekilde doldurulduktan sonra 2. sicil amiri olan Kaymakam tarafından doldurulacaktır. Arada 10 veya daha fazla not farkı olursa 3. sicil amiri olan İl Milli Eğitim Müdürü tarafından doldurulmak üzere Müdürlüğümüze gönderilecektir.
TESLİM ALMA TUTANAĞININ DÜZENLENMESİ
1-Sicil Raporu teslim tutanağına 01.01.2009 tarihinden 31/12/2009 tarihine kadar kadrolu olarak atanan ve şu anda görev yapanlarla bu tarihler arası atanıp ancak çeşitli nedenlerle ayrılan personelin adı ve soyadları da yazılacak, açıklamalar bölümüne sicil raporunun doldurulmama nedeni belirtilecektir.
2-Sicil raporu teslim tutanağına 01/01/2009-31/12/2009 sicil dönemi içerisinde il dışından gelerek ilçeniz okul/kurumlarında görevlendirilen veya ilçeniz okul/kurumlarında görevli iken il dışına naklen atanan tüm öğretmen/personelin yazılması gerekmektedir.
3-Yıl içerisinde geçici görevlendirme ile görev yapmış öğretmen var ise bilgileri teslim tutanağında mutlaka belirtilecektir.
Örnek–1: 07/02/2009 tarihinde …………….. Anadolu Lisesi´ne kadrolu atanan ancak Ankara iline atanarak 17/06/2009 tarihinde ilimizden ayrılan personelin adı ve soyadı ……..ilçesi tarafından düzenlenen sicil raporu teslim alma tutanağında yer alacak, açıklamalar bölümüne görevinden ayrılış tarihi ile birlikte sicil raporu düzenlenmemiştir ibaresi yazılacaktır.
Örnek–2: 01/01/2009 tarihi ile 04/07/2009 tarihleri arası …………. Anadolu Lisesi´nde kadrolu görev yapan, daha sonra il dışına atanan personel için 2008 yılı sicil raporu düzenlenecek ve sicil raporu teslim alma tutanağında adı ve soyadı yazılacaktır. Sicil raporu daha önce düzenlenmiş ve gönderilmiş ise teslim tutanağına adı ve soyadı yazılacak açıklamalar bölümünde il dışına atandığı, ayrılış tarihi ve sicil raporunun daha önce gönderildiği belirtilecektir.
Örnek —3: Kadrolu bulunduğu okulda iken askere giden ve sicil raporunun düzenlenmesi için gerekli süreyi doldurmayan personelin adı ve soyadı teslim alma tutanağına yazılacak, açıklamalar bölümüne askere gittiği tarih gün, ay ve yıl olarak yazılacaktır. 31/03/2009 tarihinde askere giden öğretmene sicil raporu doldurulmayacak, 31/07/2009 tarihinde gidene ise doldurulacaktır.
Örnek–4:Kadrolu olarak görev yaparken geçici olarak başka bir ilçede görevlendirilen ve sicil raporunun doldurulması için gerekli olan süreyi geçici görev yaptığı yerde dolduran personelin sicil raporu geçici görev yaptığı ilçede doldurulacaktır. Geçici görev yaptığı ilçenin teslim tutanağında gösterilecek, açıklamalar bölümüne ilçemiz okulunda geçici görev yaptığından doldurulmuştur ibaresi bulunacaktır. Aynı öğretmenin adı ve soyadı kadrolu olarak görev yaptığı ilçenin sicil raporu teslim alma tutanağında da yazılacak açıklamalar bölümüne geçici görev yeri yazılarak doldurulmama nedeni belirtilecektir.
TESLİM ALMA TUTANAĞININ TESLİM EDİLMESİ
1-Sicil raporları teslim alma tutanakları sınıf, branş ve diğer personel için il sicil numara sırasında üst yazı ile gönderilecektir.
2-Teslim tutanağının Bakanlığımız internet adresinden alınarak kullanılacak, bunun dışında bir format kullanılmayacaktır.
3-Sicil raporu teslim alma tutanaklarına yazılan isimlerin sıralaması öğretmen/personelin İl Sicil Numarasına göre yapılacaktır.
4-Sicil raporları; teslim alma tutanağındaki sıraya göre zarfa yerleştirilecektir.
